Succesvol organiseren van events blijft een uitdaging. Van het bedenken en vullen van een aantrekkelijk programma tot het aantrekken van bezoekers: er zijn vele factoren die van invloed zijn. Zet hierom e-mail marketing in om event management en de communicatie eromheen zo efficiënt mogelijk te laten verlopen. Elke minuut die bespaard wordt door zaken te automatiseren is natuurlijk mooi meegenomen!

Waarom e-mail marketing voor event-communicatie?

Het enorme voordeel als u e-mail marketing inzet voor event-communicatie is de efficiëntie. Aankondigingen, uitnodigingen, herinneringen, bevestigingen, programma’s en meer: het is allemaal mogelijk met e-mail marketing.

Een ander voordeel is het gemak waarmee u data verzamelt en beheert. Zo kunt u de gegevens uit het aanmeldformulier gebruiken voor de bevestigingsmail, herinneringsmail en evaluatie. Geen aparte lijstjes meer maar één centrale database voor alle gegevens.

De inrichting van de e-mail marketingcampagnes

Wanneer u een event organiseert, richt u meteen de e-mail marketingcampagnes in. Deze campagnes zijn opgesplitst in drie stappen. De eerste stap is de uitnodigingscampagne met de uitnodigingse-mail en het aanmeldformulier. De tweede stap bevat alle communicatie voor aanvang van het event. Hierin stuurt u de deelnemers enkele dagen voor het event de belangrijkste informatie over de dag. De derde en laatste stap is de evaluatiecampagne. Met een bedankmail bedankt u de deelnemers voor het bijwonen van het event. Voeg hier een online survey aan toe zodat de deelnemer het event en de communicatie er omheen kan beoordelen.

Vorm en inhoud: Wat moeten de e-mails bevatten en hoe moeten ze eruit zien?

De verschillende e-mails van de communicatie rond het event hebben elk een ander doel. Zo is het doel van de uitnodigings- en herinneringsmail natuurlijk de lezer te overtuigen om deel te nemen. De e-mail voorafgaand aan het event heeft echter een informatief karakter, terwijl u met de bedankmail na het event de deelnemers bedankt voor het bijwonen van het event. Hieronder staan de drie campagnes stuk voor stuk beschreven inclusief een schema.

Campagne 1: Uitnodiging met programma, formulier en verdere informatie

  • Uitnodiging met programma en aanmeldformulier
  • Aanmeldbevestiging via e-mail
  • Herinneringsmail om extra aanmeldingen te werven.

Schema-uitnodiging

 

Uitnodigingsmail

Een succesvolle uitnodigingsmail bevat minimaal:

  • Onderwerp van het event (sprekers, activiteit, etc.)
  • Praktische details van het event (locatie, tijdstip, duur, etc.)
  •  Mogelijke kosten of juist gratis
  • Duidelijke aanmeldbutton
  • Deadline om aan te melden
  • De noodzaak om aan te melden (Unique Selling Point, max. aantal plaatsen, etc.
  • Om een goed beeld te geven van de mogelijkheden, geven wij u een aantal voorbeelden van uitnodigingsmails waarbij elke e-mail ranking krijgt op basis van bovenstaande punten.

 

1. Facebook uitnodiging

 

email-marketing-event-uitnodiging-facebook-web20-summit-san-francisco

 

Deze uitnodiging van Facebook is kort maar krachtig. Waar, welke dag en hoe laat. Het onderwerp van het event is nog een verrassing. Wel wordt aangestuurd op urgentie met het RSVP ASAP-deel (reageer snel): ruimte is beperkt. Bovenstaande uitnodiging scoort 2 van 6 hierboven aangegeven punten.

2. Flagship Creative

email-marketing-event-uitnodiging-weareflagship_com

 

Open huis bij Flagship Creative vanwege een nieuwe bedrijfsnaam. De wanneer, waar en waarom staan netjes apart omschreven onder ‘The Details’ na een introtekst. Een aanmeldbutton voor de registratie mist echter. Deze uitnodiging scoort 3 uit 6.

3. Youngphysicians.org

email-marketing-event-uitnodiging-young-physicians-org

 

Een netwerk-evenement van Youngphysicians.org. De e-mail start met de essentiële informatie: wanneer, waar, kosten en wat inbegrepen is. Hoe men kan aanmelden staat netjes in het midden van de e-mail beschreven, maar helaas is het niet aan een formulier gekoppeld. Een bonuspunt: een fotogalerij van eerdere evenementen om een idee van de sfeer te krijgen. Deze e-mail scoort 5 uit 6: de deadline voor het aanmelden mist, maar verder is hij compleet.

Herinneringsmail

De herinneringsmail kan natuurlijk alleen gestuurd worden als contacten al de eerdere uitnodigingsmail ontvangen. Dit betekent dat u in de herinneringsmail kunt refereren aan de eerdere uitnodiging. Daarnaast is het een goede zaak om urgentie in te bouwen. Door tekst als ‘nog maar 10 dagen om aan te melden’ of ‘nog slechts 10 plaatsen vrij’ toe te voegen, geeft u mensen een extra zetje om zich aan te melden voor het event.

Mocht u bovendien in het kort één of meerdere sprekers kunnen laten vertellen waar zij over spreken, dan is dat mooi meegenomen. Voeg bijvoorbeeld een korte video of tekst van een spreker toe. Zo managet u de verwachtingen: hoe beter iemand weet wat hij of zij kan verwachten op een bepaald evenement, hoe groter de kans dat die persoon zich aanmeldt.

Onderstaand voorbeeld komt van een tandarts. Deze heeft de belangrijkste informatie duidelijk in een e-mail samengevat. Daarnaast staan de belangrijkste CTA’s aangeduid met drie aparte, duidelijke buttons.


tandarts-afspraak-reminder-email-marketing-evenement

 

Deze tandarts heeft e-mail marketing goed door. De juiste informatie en CTA-buttons worden netjes gepresenteerd in de e-mail.

Maximum aantal deelnemers bereikt? Sluit de inschrijving!

Als u het event goed gepromoot heeft, zal het maximum aantal deelnemers op een bepaald moment bereikt worden. Het is dan van belang om zo snel mogelijk het inschrijfformulier te sluiten en te vervangen met een duidelijke tekst. Zo voorkomt u teveel aanmeldingen en teleurstelling.


event-planner-email-marketing-uitnodiging-max-deelnemers

 

In de MailPlus email marketing software is het mogelijk om een maximum aantal aanmelders in te stellen bij de Event Planner.

Campagne 2: De dag voor het event- belangrijke informatie (programma, locatie, etc.) communiceren.

Het is zover, het event vindt morgen plaats! In deze campagne komen de essentiële zaken terug die in de laatste en belangrijkste e-mail worden gestuurd.

  • Programma
  • Parkeer/Locatie-informatie
  • Eventuele lunch/dinergegevens
  • Contact-informatie voor last-minute afzeggingen of extra aanmeldingen
  • Eventuele evenement-specifieke informatie , zoals bijvoorbeeld ingang/hal/zaalnaam, hashtag-gebruik voor op Twitter, etc.

Schema-eventinformatie

 

Vergeet niet om deze belangrijke e-mail te laten controleren door een aantal collega’s. Tijden, locatie(s), andere zaken, net als bij andere e-mail marketingactiviteiten moet een dergelijk bericht getest worden op alle onderdelen. Zo voorkomt u onduidelijkheden en onzekerheden bij het publiek.

Campagne 3: Na het event: bedankmail, presentaties en evaluatie versturen

  • Sturen van een bedankmail voor deelname
  • Presentaties meesturen
  • Enquête voor evaluatie van het event
  • Eventuele herinnering voor de enquête

Schema-evaluatie

 

Is het event voorbij? Bedank alle deelnemers, vraag feedback en stuur de presentaties! Na het event wilt u natuurlijk graag weten hoe de deelnemers het vonden. Om de cirkel rond te maken, is het daarom van belang om na het event een enquête sturen waarin u om die feedback vraagt. Het ideale van e-mail marketing is dat u dit net als het uitnodigingsproces als een automatische e-mail campagne kunt instellen.

Het beste moment om de evaluatie te versturen, is één dag na het event. Alle informatie over het event ligt dan nog vers in het geheugen. Zo kunnen de bezoekers een goede mening geven over het verloop van de communicatie over het event en het event zelf.

Als laatste tip is het handig om presentaties mee te sturen. Dit is één van de eerste zaken waar deelnemers om vragen zodat ze het later nog eens op hun gemak door kunnen nemen of kunnen delen met collega’s.

Event management met e-mail marketing: efficiënt, inzichtelijk en professioneel

Uit bovenstaande voorbeelden en stappen blijkt dat het efficiënt is om de communicatie van een event via e-mail marketing uit te voeren. Het zorgt voor een gevoel van professionaliteit en goede zorg bij de ontvangers. Daarnaast ontlast het u en uw communicatieteam qua werkzaamheden. Elke actie die geautomatiseerd en/of ingepland kan worden, scheelt weer kostbare tijd en moeite in de agenda.