• ics-bestand-mailplus-calendar-header

Save the date met een ICS-bestand!

Voor iedereen die wel eens een evenement organiseert is het een bekend begrip; ‘no shows’. Mensen die zich opgeven maar niet op komen dagen. Vaak is dan de reactie dat er niet voldoende tijd was om deel te nemen of de afspraak vergeten is omdat deze niet in de agenda stond. Dit laatste is eenvoudig op te lossen. Link vanuit uw bevestigingse-mail naar een agenda bestand (.ICS). Met een druk op de knop heeft uw deelnemer uw event toegevoegd aan zijn agenda.

Een ICS-bestand is niet alleen handig om te zorgen dat een afspraak niet vergeten wordt. Door een kant-en-klare afspraak te maken kunt u er ook voor zorgen dat alle informatie van een afspraak vooraf duidelijk is. Zo kunt u er voor kiezen om een programma of routebeschrijving toe te voegen. Of denk bijvoorbeeld aan een document waarvan u graag wilt dat dit vooraf gelezen is. Dit geeft uw contacten de kans om zich zo goed mogelijk voor te bereiden op uw afspraak of evenement. Uiteraard kan een ICS-bestand niet alleen in een bevestigingsmail voor een evenement meegenomen worden, maar bijvoorbeeld ook als een ‘Save the date’ moment wanneer u contacten wilt vragen een bepaalde dag of tijd vrij te houden en te blokkeren in een agenda.

In onderstaande voorbeelden is in een bevestigingsmail een CTA toegevoegd die linken naar een ICS-bestand. In het ene voorbeeld is gekozen om een button op te nemen. In het andere voorbeeld is voor een tekstlink gekozen. De ontvanger kan door op de link te klikken het ICS-bestand downloaden en in zijn of haar agenda toevoegen.

cbre-investment-outlook-bevestiging

Wat is een ICS-bestand precies?

Een ICS-bestand is een agenda-bestand dat gebruikt kan worden in bijvoorbeeld Microsoft Outlook, iCalendar van Apple en in Google Agenda. Een ICS-bestand is een statische afspraak die u met een of meerdere contacten kunt delen en bevat alle elementen die in een afspraakmail verwerkt kunnen worden. Denk aan; locatie, tijdstip, begeleidende tekst en bijlagen. Een ICS-bestand is dan ook op dezelfde manier aan te maken als een gewone agenda afspraak. In plaats van deze op te slaan in de agenda wordt het bestand als ICS-bestand nu opgeslagen op uw computer.

ICS-bestand toevoegen in een bericht

Een ICS-bestand wordt als link meegestuurd met uw e-mailing. Dat betekent dat u niet het bestand zelf mee stuurt in een e-mailing. U kunt naar het bestand linken vanuit een e-mailing. Hoe u dit in MailPlus doet wordt in drie simpele stappen uitgelegd.

Stap 1: Maak een afspraak in een agenda aan

Maak de afspraak aan zoals u dit gewend bent in bijvoorbeeld uw Outlook agenda. Op dit punt kunt u alle informatie toe voegen die relevant is voor de aanwezigen. Denk dan aan de eerder genoemde routebeschrijving of een document. Sla de afspraak op via ‘Bestand’ en kies voor de optie ‘Opslaan als’. Hier ziet u dat het bestand opgeslagen wordt als .ICS bestand op uw computer.

mailplus-stap1-afspraak-aanmaken-outlook-ics-bestand

Stap 2: Upload de afspraak in de Document Manager

Nu u een agenda bestand heeft gemaakt kunt u het uploaden in de Document Manager van MailPlus. Wanneer het bestand is toegevoegd aan de Document Manager is het bestand terug te zien in de Werkmap documenten. Wilt u meer informatie over het uploaden van een bestand in MailPlus? Bekijk dan de MailPlus Minute; Hoe upload ik een document in de Document Manager?

mailplus-stap2-upload-afspraak-document-manager

Stap 3: Voeg het bestand toe aan uw bericht

Bewerk het bericht waar u graag de link naar het agenda bestand aan toe wilt voegen. De meest voor de hand liggende manier is het toevoegen van de bestandslink onder een button. Zo legt u er de meeste nadruk op. Het is verstandig naast de button ook wat extra informatie mee te geven aan de lezer waarom dit bestand mee wordt gestuurd.

Wilt u meer informatie over het toevoegen van een link naar een document in de Document Manager? Bekijk dan de MailPlus Minute; Hoe link ik naar een document in de Document Manager.

mailplus-stap3-voeg-bestand-toe-aan-bericht

Heeft u twijfels of het toevoegen van een ICS-bestand helpt? Pas dan een A/B splittest toe door een blok met en een blok zonder ICS-bestand toe te voegen aan een bevestigingsmail. Als u van uw link een trackable link maakt dan registreert MailPlus hoeveel contacten op de link hebben geklikt.