Bij het inschrijven op uw nieuwsbrief stuurt u (hopelijk) een welkomstmail naar de persoon die zich inschrijft. Deze welkomstmail is vaak een eerste kennismaking met uw bedrijf. Daarnaast is de eerste e-mail die u stuurt de best geopende e-mail ooit! Zie hiervoor dit artikel op ClickZ.  Het is daarom de moeite waard om deze welkomstmail zo compleet, duidelijk en relevant mogelijk te maken voor nieuwe abonnees. U krijgt namelijk geen tweede kans voor een eerste indruk via e-mail! Het is een uitgelezen kans om uw relatie goed te starten.

Een welkomstmail die alleen “Bedankt, je bent nu aangemeld.” meldt is een verloren kans en kan echt niet meer anno 2014. Zorg ervoor dat dat eerste contactmoment gelijk goud waard is. Hoe krijgt u dat voor elkaar? Dit kan door een aantal belangrijke zaken te benoemen die in de welkomstmail terug moeten komen. Een voorzet van vragen die u zichzelf kunt stellen om tot antwoorden te komen staat hieronder beschreven:

  • Wat moet er minimaal in staan?
  • Wel of juist niet veel over de eigen organisatie?
  • Welkomstcampagne/serie of niet? (hier kom ik in een volgende blogpost op terug)
  • Hoe moet de e-mail vormgegeven zijn?
  • Moet de e-mail responsive zijn of niet?

Best practices helpen voor een goede welkomstmail

Naast bovenstaande vragen om tot de juiste inhoud voor de welkomstmail te komen zijn er ook een aantal best practices. Deze zijn niet heilig, maar beschrijven wel de logische onderdelen die een welkomstmail nog completer maken:

  • Duidelijke afzendernaam en onderwerpregel
  • Persoon welkom heten, bevestig inschrijving vanaf juiste locatie
  • Profiel aanvullen met interesses (met incentive)
  • Andere communicatiekanalen promoten (social, YouTube / Vimeo en dergelijke)
  • Voeg ons toe aan het adresboek
  • Eerste stappen met dienst/platform/merk
  • Afmeldmogelijkheid

De eerste optie is belangrijk als het gaat om relevantie. Als u verschillende bronnen van inschrijvingen hebt, zoals evenementen, social media en uw website, dan is het van belang om aan de nieuwe abonnee duidelijk te maken hoe u aan zijn of haar e-mailadres komt. Op die manier herinnert de persoon zich het moment en actie van inschrijven, waardoor de welkomstmail relevanter is.

De laatste optie staat misschien vreemd: iemand heeft zich toch net pas aangemeld? Het kan altijd zijn dat iemand zich met een ander e-mailadres wil aanmelden, deze is aangemeld door iemand anders of dat iemand zich toch bedenkt en voorlopig niets wil ontvangen via e-mail.

De welkomstmail vanuit het perspectief van de ontvanger

Mocht u het toch lastig vinden om de juiste inhoud voor de welkomstmail te bepalen, laten we dan de situatie omdraaien. U bent niet de marketeer bij de organisatie die de nieuwsbrief aanbiedt: u bent nu juist de bezoeker op de website waar u zich inschrijft. Waar bent u benieuwd naar? Wat wilt u als eerste weten over het bedrijf en zijn activiteiten?

Schrijf dit puntsgewijs op en u heeft al een basis voor een goede welkomstmail. De daadwerkelijke inhoud kunt u dan verder invullen aan de hand van wat nieuwe contacten als eerste moeten weten of doen.

Welkomstmail = best geopende mail die u ooit zal sturen

Zoals ik aan het begin van deze blogpost al aangaf: de welkomstmail is de best geopende e-mail die u ooit zal sturen (zie retail email benchmark studie). Deze zal bewaard worden door de ontvangers en later nog meerdere keren geopend worden. Redenen hiervoor zijn bijvoorbeeld login- of contactgegevens, behulpzame tips en tricks of andere relevante content.

Een mooi voorbeeld is de Nederlandse versie van de welkomstmail van Pinterest.

 

pinterest-welkomstmail-voorbeeld-email-marketing-campagne
In bovenstaande welkomstmail behandelt Pinterest een paar belangrijke zaken:

  • Profiel compleet maken
  • Aan de slag: borden aanmaken
  • Pins toevoegen, met tips hoe en wat
  • Links naar voorbeelden van anderen
  • Inlogbutton + dank voor het pinnen

Deze e-mail is onderdeel van een hele welkomstserie van Pinterest. In een volgende blogpost ga ik dieper in op het uitstippelen van een volledige welkomstcampagne.

Wat Pinterest aan het eind van de e-mail doet is belangrijk: mensen bedanken! U moet dus ook niet vergeten om mensen in uw geval te bedanken voor het inschrijven voor de nieuwsbrief! Zij hebben moeite gedaan om hun gegevens achter te laten: dan mag er ook moeite gedaan worden ze daarvoor te belonen.

Dit belonen kan in de vorm van een korting in uw webwinkel, als u er een heeft. Heeft u er geen en biedt u niet een online dienst of product aan? Geen probleem, ook op andere manieren kunt u mensen op weg helpen en belonen. Denk hierbij aan een te downloaden document met nuttige informatie, een link naar een inspirerend artikel of iets vergelijkbaars.

Evenementen-agenda, productinformatie, bedrijfsinformatie

Dit zijn slechts drie onderdelen die u kunt benoemen in uw welkomstmail. ‘Leer meer over onze dienst / product, leer ons beter kennen, wij houden binnenkort deze evenementen’, de mogelijkheden zijn onbegrensd. Bied bijvoorbeeld een gratis training of workshop aan, of nodig mensen uit voor een vrijblijvende demonstratie. Houd hierbij het perspectief van de ontvanger in gedachten: wat wil deze als eerste zien na aanmelding? Misschien wel voorbeelden van het inzetten van uw product of dienst door klanten: een inspiratievolle e-mail dus! Mogelijkheden te over, maar beperk uzelf in die eerste welkomstmail. Vergeet niet dat e-mail marketing bij uitstek geschikt is om over een langere periode geautomatiseerd te communiceren: maak er een welkomstcampagne van.

Het continu optimaliseren van de welkomstmail

De inhoud en vorm van de welkomstmail liggen gelukkig niet vast in steen: het gebeurt allemaal electronisch. Al doende leert men, zo gaat het gezegde: dit geldt ook voor dit belangrijke onderdeel van e-mail marketing. Het is geen “eenmalig instellen en wegwezen”-actie: aan de hand van veranderende interesses en belangen, nieuwe producten en/of diensten van uw organisatie en andere factoren moet de welkomstmail continu geüpdatet worden. Alleen op die manier kan deze over een langere periode zorgen voor succes met e-mail marketing, gelijk vanaf het begin. Dat is toch wat iedereen wil?