In deze klantcase gaan we in op de e-mail marketing-activiteiten van ETTU, en de integratie van Microsoft Dynamics CRM met MailPlus in samenwerking met MailPlus-partner Businessbase.

Introductie van het bedrijf ETTU
ETTU levert Microsoft SharePoint en Office 365-oplossingen en diensten aan de de business-to-business (B2B) markt. Hiermee verbeteren wij de samenwerking binnen overheid en bedrijfsleven en verhogen zo de productiviteit van deze organisaties. Via gebruiksvriendelijke SharePoint-portalen stelt ETTU organisaties in staat om informatie en documenten centraal te delen en te beheren. Hierdoor kunnen zij efficiënter werken en betere beslissingen nemen.

Dit doen wij aan de hand van vier thema´s:

  • innovatie
  • samenwerken
  • social communicatie
  • documentmanagement en informatiemanagement

Met deze thema’s bieden wij organisaties naast een bewezen platform in SharePoint ook business consultancy, ontwikkeling, onderhoud & beheer en advies. Zo hergebruiken wij onze bewezen expertise in diverse branches en dragen we bij aan duurzame ICT-oplossingen.

Klanten van ETTU zijn onder meer ABN AMRO, GGD Brabant Zuidoost, Heineken, ProRail, Radboud UMC, Schiphol Group, Teijin Aramid, TU Delft en Zilveren Kruis. ETTU is opgericht in 2006 en telt ruim 75 medewerkers. Het hoofdkantoor is gevestigd in Gouda.

Wat waren de uitgangspunten en doelstellingen met betrekking tot e-mail marketing voordat jullie met MailPlus aan de slag gingen? Waren er problemen of situaties met een ander systeem of platform die opgelost moesten worden?
ETTU is eind 2009 begonnen met e-mail marketing. Uit het verleden was er al een grote prospectdatabase opgebouwd, en voor de introductie van de opt-in wetgeving (Telecomwet) in 2009 is aan al deze contacten gevraagd of ze in de toekomst op de hoogte gehouden wilden worden van het laatste nieuws en informatie. Tot die tijd werd er nog niks gedaan met al deze e-mailadressen, wat natuurlijk doodzonde is.

Kantoor Ettu

Voor 2010 stonden er verschillende events gepland en om inschrijvingen voor deze events te genereren is toen besloten een pilot te doen met MailPlus om inschrijvingen te genereren. Deze e-mailcampagne werd gekoppeld aan een landingspagina met inschrijfformulier in MailPlus en was een daverend succes: het eerste event was al meteen helemaal volgeboekt!

Dit heeft ons toen ook doen besluiten om e-mail marketing structureler in te zetten voor onze klanten en prospects. Dit resulteerde in de eerste nieuwsbrief in februari 2010 en meerdere nieuwsbrieven volgden.

De permissies van contacten werden bijgehouden in MailPlus, waar precies bekend was welke contactpersoon gemaild mocht worden. Alle nieuwe klanten met e-mailadressen en verdere gegevens werden echter ingevoerd in Microsoft Dynamics CRM. Dit zorgde dan ook voor erg veel handmatig werk want voor elke e-mailing moest een export uit CRM gemaakt worden van nieuwe contacten die gemaild konden worden.

Welke wensen waren er vanuit bovenstaande gekomen, en wat was de reden dat jullie uiteindelijk voor MailPlus hebben gekozen?
Op de markt van E-mail marketing Service Providers (ESP’s) zijn er verschillende aanbieders. Dit maakt het lastig om te kijken naar een oplossing die voldoet aan jouw wensen aan eisen. Toch sprong MailPlus er op verschillende punten uit:

  • gebruiksvriendelijke interface voor het opstellen van e-mailings
  • koppelen van landingspagina’s met formulieren aan e-mailings
  • automatisch versturen van e-mails op basis van criteria die je zelf kan instellen, bijvoorbeeld een ingevuld formulier of een verjaardag
  • betrouwbare reputatie die er voor zorgt dat je e-mails écht aankomen
  • Goede prijs/prestatieverhouding

Vandaar dat ETTU voor MailPlus heeft gekozen voor z’n e-mail marketing-activiteiten.

Keuze BusinessBase-koppeling MailPlus met het CRM-systeem:
Wij zijn in contact gekomen met BusinessBase, die een standaard koppeling aanbood tussen MailPlus en Microsoft Dynamics CRM. Dit bood ons verschillende voordelen, waaronder:

  • nieuwe contacten worden automatisch aan MailPlus-doelgroepen toegevoegd
  • wijzigingen in contactgegevens worden automatisch in MailPlus geüpdatet
  •  er worden automatisch taken aangemaakt in het CRM als een contactpersoon gebounced is, zodat de accountmanager weet dat zijn/haar contactpersoon daar niet meer werkzaam is of het e-mailadres foutief is ingevuld
  • wijzigingen in de opt-in-permissies worden ook in CRM geüpdatet
  • vanuit CRM kunnen op basis van eigen selecties direct tijdelijke lijsten worden aangemaakt in MailPlus voor specifieke acties

businessbase-logoDeze koppeling werkt inmiddels al meer dan 2 jaar naar volle tevredenheid en zorgt voor minder zorgen en werk als het gaat om het het selecteren van adressen voor een e-mailing. Voorheen nam het selecteren van adressen minimaal 2 uur in beslag: nu worden adressen automatisch geüpdatet. Zo beschikken wij altijd over een up-to-date opt-in e-mail bestand!

Hoe is de implementatie tussen jullie CRM en MailPlus verlopen?
Samen met BusinessBase hebben we een stappenplan gemaakt hoe de koppeling geïmplementeerd moest worden. Er komt veel meer bij kijken dan je in eerste instantie zou denken. Want welke velden wil je allemaal in CRM hebben? Heb je deze allemaal wel nodig? Hoe wil je omgaan met permissies? En wat doe je met nieuwe contactpersonen?

Naast de technische implementatie zit er dus ook een uitgebreid denkproces achter waarbij we goed hebben gekeken naar wat we nu echt wilden gebruiken. Het is namelijk leuk als je allemaal informatie in MailPlus kan updaten, maar als deze informatie niet wordt gebruikt om te segmenteren of personaliseren heeft het natuurlijk weinig nut.

MicrosoftDynamicsCRM800p

 

Daar komt bij dat vanuit het verleden de database in MailPlus vervuild was geraakt met dubbele contacten en informatie die verkeerd was ingeladen. Een voorbeeld: het unieke ID-nummer van CRM voor de contactpersoon is nodig om informatie te synchroniseren. Als vanuit het verleden hier verkeerde informatie is ingezet, is het lastig deze informatie te updaten.

Gelukkig hebben we hier samen met BusinessBase en de supportafdeling van MailPlus intensief contact over gehad en zo gekeken hoe we deze uitdagingen het beste konden oplossen. Daarnaast stond de ontwikkeling bij BusinessBase ook niet stil en is de koppeling tussen CRM en MailPlus de afgelopen jaren uitgebreid met nieuwe functionaliteiten en mogelijkheden. Een samenwerking waar ik dus met volle tevredenheid op terugkijk!

Welke specifieke feature of eigenschap (indien van toepassing) van MailPlus vindt je de beste / nuttigste voor jullie situatie?
E-mail marketing staat niet stil en ontwikkelt zich continu. De koppeling tussen CRM en MailPlus zorgt ervoor dat wij niet meer hoeven te kijken of een contactpersoon gemaild mag worden, want dat wordt automatisch bijgehouden. Kijkend naar MailPlus dan zijn de formulieren met automatische workflows een erg krachtig instrument om in te zetten.

Zo kunnen we op basis van een informatie-aanvraag via onze website direct de juiste informatie toesturen. Daarnaast ontvangt de account manager direct een bericht dat er informatie is aangevraagd en kan deze account manager deze lead opvolgen. E-mail marketing is hiermee een belangrijk onderdeel geworden van onze leadgeneratie-campagnes.

ettu-email-marketing-microsoft-dynamics-crm

Een ander goed voorbeeld is dat we recent zijn gestart om na een fysieke afspraak met een prospect informatie naar hen toe te sturen. Voorheen werd dit handmatig gedaan en werd niet altijd de juiste informatie meegestuurd. We hebben bijvoorbeeld veel video’s en klantcases die wij graag willen delen.

Nu kan een account manager vanuit CRM aangeven bij de contactpersoon welke informatie hij of zij moet ontvangen en hier ook een persoonlijke boodschap aan toevoegen. De contactpersoon ontvangt dan een gepersonaliseerde e-mail die mooi is opgemaakt in de huisstijl met alleen maar relevante informatie. Zo houden we het contact persoonlijk en daar doen wij het uiteindelijk voor!

Heb je nog een afsluitende quote over MailPlus?
“MailPlus is een onmisbare schakel in onze leadgeneratie-campagnes. De koppeling met CRM zorgt er voor dat wij altijd een up-to-date e-mailbestand hebben.”bart-scheffer-ettu

Met dank aan Bart Scheffer van ETTU voor zijn medewerking aan deze klantcase!