Voor de meeste bedrijven is het CRM-systeem (Customer Relationship Management) de centrale bron van alle klantgegevens. Veel marketeers gebruiken een e-mail marketingsysteem los van hun CRM-systeem. Wellicht geldt dat ook voor u. Een koppeling tussen beide systemen zou u veel tijd besparen. Maar wist u dat het ook kansen oplevert?

In deze blogpost leggen wij graag uit waarom dat zo is en welke voordelen er nog meer zijn. Dat gebeurt aan de hand van 2 situaties: mét en zónder een koppeling tussen de systemen.

 

Situatie 1: Géén koppeling tussen CRM- en e-mail marketingsysteem

Voordat u een nieuwsbrief kunt verzenden, gaat er nogal wat aan vooraf. Niet alleen moet u de inhoud van uw nieuwsbrief goed op orde hebben, maar u bent ook de nodige tijd kwijt op het gebied van lijstbeheer. Nieuwe inschrijvingen moeten worden toegevoegd, bounces (die zijn ontstaan bij voorgaande mailings) moeten worden afgehandeld, en contactwijzigingen en eventuele afmeldingen moeten worden verwerkt.

geen-koppeling-tussen-crm-esp

Kortom, wijzigingen in het e-mail marketingsysteem moeten worden doorgevoerd in CRM, en vice versa. Zonder koppeling bent u aangewezen op het handmatig in- en uitvoeren van Excel-bestanden tussen beide systemen. Het schoonhouden van uw bestand kost op deze manier veel tijd en energie. En omdat het handmatig gebeurt, is het ook nog eens foutgevoelig!

Naast het versturen van uw nieuwsbrief wilt u natuurlijk ook gevolg geven aan de respons op uw nieuwsbrief. Denk aan de follow-up van relevante kliks. Natuurlijk kunt u hier ook weer een export van maken. Maar omdat de follow-up niet gemakkelijk is te verdelen over het sales-team, is het lastig om snel en effectief op kansen en verzoeken in te springen en wordt het vaak vergeten.

Is dit voor u een herkenbare situatie? Wees gerust! Er is een oplossing…

Situatie 2: Wél een koppeling tussen CRM- en e-mail marketingsysteem

Een koppeling maakt uw leven een stuk prettiger. In de eerste plaats wordt het contactenbestand van beide systemen volautomatisch synchroon gehouden. Bounces, kliks en afmeldingen komen automatisch binnen in het CRM. En daar blijft het niet bij. Er worden automatisch taken aangemaakt voor de juiste account manager om op te volgen.

wel-koppeling-tussen-crm-esp

Bij mailings in de B2B-sector betekent een bounce vaak dat de contactpersoon van werkgever is veranderd. Niet alleen wilt u zo snel mogelijk een nieuw contactpersoon zien te vinden om uw bestaande relatie te behouden. U wilt ook zo snel mogelijk uw oude contactpersoon zien op te sporen via andere kanalen. Zijn of haar nieuwe werkgever kan immers uw nieuwe klant worden! Zo is het verwerken van bounces ineens geen lastige klus meer, maar levert het kansen op. De automatische taken in het CRM ondersteunen hierbij.

Een koppeling heeft nog meer te bieden. Zo kunt u in het CRM-systeem selecties maken op basis van gegevens die u liever niet in het e-mail marketingsysteem wilt hebben. Met een koppeling zijn deze selecties beschikbaar in het e-mail marketingsysteem om naar te mailen, zonder dat er vertrouwelijke informatie gesynchroniseerd hoeft te worden.

Daarnaast kunt u event driven marketing campagnes in uw e-mail marketingsysteem aansturen vanuit het CRM. Denk aan een welkomstcampagne op het moment dat een prospect klant wordt in uw CRM-systeem. Als een e-mailing eenmaal is verzonden, dan is de rapportage daarvan – opens, kliks en eventueel de resultaten van webformulieren – ook weer terug te vinden in uw CRM-systeem. Zo helpen uw e-mail marketingactiviteiten om meer inzicht te krijgen in uw relaties.

Voordelen van integratie

Het is duidelijk dat een koppeling veel voordelen heeft. Ik noem de belangrijkste nog even op een rijtje:

  • Tijdwinst door automatische uitwisseling van gegevens
  • Niet meer handmatig en daardoor minder foutgevoelig
  • Meer inzicht in uw relaties in CRM n.a.v. response op e-mail marketingactiviteiten
  • Klantbehoud en nieuwe kansen doordat follow-up niet meer wordt vergeten
  • Meer succes met vanuit CRM aangestuurde (event driven) marketing campagnes

Een nadeel dat u er misschien van weerhoudt om de stap te zetten is het prijskaartje. Om kosten te besparen heeft MailPlus in samenwerking met andere partijen een aantal standaard connectoren ontwikkeld. Deze zijn aanzienlijk goedkoper dan een complete maatwerkintegratie. Er hangt nog wel een prijskaart(tje) aan, want er is natuurlijk wel ontwikkeltijd in gestopt. Is het dan voor u de moeite waard om hierin te investeren? Maak een globale berekening van de tijd die u in situatie 1 kwijt bent voor extra handelingen. Vergeet hierin niet de extra verkoopkansen door de automatische taken voor o.a. bounces in mee te nemen. Waarschijnlijk heeft u het in afzienbare tijd terugverdiend.

Meer informatie over crm-koppelingen is op deze pagina te vinden. Informatie over webshop-koppelingen waaronder Magento is hier te vinden.